Importante: Como diferentes usuários podem estar vinculados à mesma empresa, as tarefas abertas por outros usuários também poderão ser consultadas no portal. Por isso, o acompanhamento deve ser realizado considerando as demandas de toda a equipe.
Como localizar uma tarefa?
Para acompanhar uma solicitação já registrada:1
Acesse o Portal do Cliente
2
No menu lateral, selecione Minhas tarefas
3
Localize a tarefa que deseja acompanhar
Caso existam muitas tarefas cadastradas, utilize os filtros de pesquisa para encontrar a solicitação com mais rapidez.
Quando é necessário acompanhar uma tarefa com mais atenção?
Algumas situações merecem atenção especial:Tarefa Em andamento
Tarefa Em andamento
Acompanhe normalmente o andamento da solicitação e fique atento a eventuais atualizações.
Tarefa Aguardando retorno do cliente
Tarefa Aguardando retorno do cliente
Durante o atendimento, pode ser necessário solicitar informações, documentos, confirmações ou esclarecimentos adicionais para que a equipe da Luzems RH consiga dar continuidade à tarefa. Essa situação indica que existe uma ação pendente por parte do cliente:
Tarefa Fechada
Tarefa Fechada
Confira o resultado do atendimento e mantenha a tarefa como referência para consultas futuras, quando necessário.
Como responder à situação Aguardando Retorno do Cliente?
Ao identificar que uma tarefa está aguardando retorno, siga o passo a passo:1
Acesse a tarefa
Na área Minhas tarefas, localize a tarefa que está com a situação Aguardando retorno do cliente.
Dê dois cliques sobre a tarefa para abrir seu ambiente interno.
Dê dois cliques sobre a tarefa para abrir seu ambiente interno.
2
Consulte o histórico
Ao abrir a tarefa, localize a área Histórico.
Leia a mensagem mais recente registrada pela equipe. É nessa mensagem que estará descrito o que precisa ser providenciado para que a tarefa possa continuar.
Leia a mensagem mais recente registrada pela equipe. É nessa mensagem que estará descrito o que precisa ser providenciado para que a tarefa possa continuar.
3
Clique em Responder
O botão está localizado na parte superior direita da área Histórico.
4
Escreva o retorno
No campo de resposta, escreva as informações necessárias para atender à solicitação realizada pela equipe.
Se a equipe solicitou uma informação, informe-a, se solicitou um documento, anexe-o, e se solicitou uma confirmação, registre claramente sua confirmação.
Se a equipe solicitou uma informação, informe-a, se solicitou um documento, anexe-o, e se solicitou uma confirmação, registre claramente sua confirmação.
5
Anexe documentos
Caso o retorno solicitado envolva o envio de documentos, utilize a área de anexos para incluir os arquivos necessários.
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Confira
Antes de enviar, confira se a solicitação está sendo atendida.
7
Envie
Após preencher a resposta e adicionar os documentos necessários, finalize o envio.
Como cancelar uma tarefa?
Em caso de necessidade de cancelamento de uma tarefa já aberta, é possível realizar diretamente pelo Portal.1
Acesse a tarefa que deseja cancelar
2
Clique em Cancelar tarefa
Clique em Cancelar tarefa no botão vermelho no canto superior direito da tela.
3
Informe o motivo
4
Clique em Cancelar tarefa
Sua solicitação será cancelada.
Como adicionar novas informações a uma tarefa já aberta?
Em caso de necessidade de adicionar ou editar informações de tarefas já abertas, siga o passo a passo:1
Acesse a tarefa que deseja atualizar
2
Clique em Adicionar informação
Clique em Adicionar informação no botão azul no canto superior direito da tela.
3
Adicione as informações
Preencha os dados que desejar e adicione anexos.
4
Envie
Envie a informação
5
Valide
Confirme sua atualização no histórico da tarefa.
Notificações de Tarefas
Além do acompanhamento realizado diretamente pelo Portal do Cliente, o sistema também permite que o usuário receba notificações por e-mail relacionadas ao andamento das tarefas. As notificações são enviadas para o e-mail cadastrado na abertura da tarefa e têm como objetivo facilitar o acompanhamento de atualizações importantes, sem que seja necessário acessar o portal constantemente para verificar alterações.Quando você receberá um e-mail?
O usuário receberá uma notificação por e-mail em situações específicas do fluxo da tarefa, principalmente quando:A tarefa for transferida para você
A tarefa for transferida para você
Quando uma tarefa for direcionada para a sua resposta, você receberá uma notificação no e-mail cadastrado.Essa comunicação permite identificar que existe uma tarefa que precisa da sua ação.
A tarefa for finalizada
A tarefa for finalizada
Quando o atendimento da tarefa for concluído, o usuário também receberá uma notificação por e-mail informando a finalização.Dessa forma, você poderá consultar o resultado do atendimento e acessar os registros realizados durante a solicitação.
Como acessar a tarefa pelo e-mail?
Ao receber uma notificação, não é necessário procurar manualmente a tarefa no portal. O próprio e-mail disponibilizará o acesso à solicitação.1
Acesse o e-mail recebido
2
Confira as informações apresentadas na mensagem
3
Clique no acesso disponibilizado no e-mail
Ele fica no fim da página, identificado em azul e indica ”Acessar tarefa”
4
O sistema direcionará você diretamente para a página da tarefa
5
Faça login no Portal do Cliente, caso seja solicitado
6
Acesse a tarefa para consultar todas as informações disponíveis